合同管理

上海梵讯   /   发布时间:2021-01-27

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在法治社会的今天,凡事都要事先签好合同,划分双方的责任和义务。对于中介门店而言,合同也是管控交易、业绩分成、提成计算、财务管理、成本管控、利润计算等等业务场景的必要工具。


手机梵讯为中介门店提供了便捷的合同管理功能,接下来我们看看这项功能怎么操作。


一、查询合同


在手机梵讯-我的页面,在移动办公板块点击合同进入,即可查看合同列表。在列表中,可以看到每一个合同的租/售的标志,及流程进度,经纪人可以掌握每项合同的大致情况。


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点击上方搜索框,经纪人可按小区关键字、合同编号进行查询。


在下方筛选栏,经纪人可按门店、员工、时间筛选查看合同。点击更多,支持按类型、角色、状态和提醒筛选合同。


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二、添加合同


在合同列表页右上方点击“+”按钮进入,便可创建新的合同。经纪人只需根据梵讯系统提供的合同模板,依次填写基本信息、房源信息、甲方信息和乙方信息即可。(注:带红色*号的是必填项)


同时这里需要强调的是,梵讯合同管理与业绩分成息息相关,所以在房源信息与客户信息的填写中,建议经纪人优先在房客源功能中录入相关资料,并设置相关责任人,以便生成分佣管理。


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合同信息填好之后,点击下一步,便可以开始设置合同流程。考虑到不同地方市场的流程差异,经纪人可以勾选属于中介服务的合同流程,并设置每个流程的负责人,将工作分配到人,方便管理。


设置好合同流程后,一份新的电子合同资料就录入到内部管理系统中了。系统自动发消息给管理员审核合同,相关管理员审核后才能算作一份有效的合同。


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三、合同详情


合同审核成功后,经纪人可在合同列表中点击合同进入,查看合同详情。在合同详情页面,有概要、详情、佣金、业绩、附件5个板块内容。


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合同概要:支持查看合同基本信息、合同流程进度、合同最新动态,合同签约、跟进记录都会在最新动态中显示出来,经纪人可随时了解合同进度。


合同详情:支持查看基本信息、房源信息、甲方信息、乙方信息。点击房源信息、乙方信息,可查看签约的房源详情和客源详情。


在合同详情下方,有三个操作:修改、作废、反审核。经纪人若需要修改合同信息,可点击修改操作,但如果该合同已经是审核过的,那经纪人就需要先点反审核,然后再点击修改进行操作。若想将合同作废,点击作废即可。


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合同佣金:前面我们提到梵讯合同管理与业绩分成息息相关,因此在合同佣金页面,点击立即添加按钮,经纪人可以将与合同相关的每一笔收支录入其中(实收佣金和扣除费用等),并填写相应的信息和上传相应的图片凭证,方便管理员管理客户的佣金缴付状况。


这里需要强调的是,合同管理中的佣金记录会直接影响业绩分成的计算,所以请各位经纪人与管理员如实填写相应的金额。


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合同业绩:关于业绩分成,梵讯系统提供了类链家ACN的分佣体系和两种分佣方式。


(1)手动分佣方式:经纪人可点击手动分佣,在添加分成设置页面,填写选择分成类型、业绩归属人、分成方式、分成比例、分成金额、计算方式和业绩时间等,这里需要说明的是业绩分成有两种分成方式——按金额、按比例。


如果门店的分佣管理是按比例分成,即可选择按比例分佣,例如门店规定经纪人的分佣点是总佣金的20%,那么系统会自动根据当前合同的佣金记录计算出经纪人的分佣金额。而按金额分佣则更为直观,管理员可以手动输入经纪人的分佣金额。


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2)一键分佣方式:为了提高效率,梵讯系统提供了一键分佣方式,只要经纪人在电脑端系统中设置好分成预设,在手机梵讯点击一键分佣,就可以自动生成各个环节经纪人的分佣内容,点击确定分佣即可。


注:一键分佣功能的前提是合同中的房客源设置了详细的业务相关方。


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合同附件:在附件板块,点击添加附件,经纪人就可以将每份合同相关的资料,比如合同原件、户主照片、产权证等,通过本地照片、本地文件或拍摄照片方式上传到合同附件中,方便系统留档,也便于后续随时调取使用。


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添加合同跟进:与房客源管理相同,手机梵讯的合同管理中也预设了跟进功能,在合同详情页的右上方点击添加按钮进入,可以看到之前合同管理流程中自动生成的跟进记录。


在这里经纪人也可以手动录入跟进记录,点击右上方跟进按钮即可添加跟进,合同跟进的操作功能,便于合同相关方通过跟进记录快速了解合同现状与业务进程。


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添加合同提醒:对于租房合同,手机梵讯还支持添加合同到期提醒和定期收租提醒。在合同详情页点击右上方提醒按钮进入,点击“设置合同提醒”,经纪人便可这里填写合同到期提醒和定期收租提醒的相关内容,点击确定即可。后续合同到期时间和收租时间一到,经纪人就会在手机上收到提醒通知。


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房产毕竟是大宗交易,关于房产的合同管理对于中介来说很是重要,因此经纪人必须熟练掌握合同管理这个模块。


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