公司设置:全方位的公司管控,满足你的管理需求

上海梵讯   /   发布时间:2021-03-09

点击系统设置-公司设置,在这里可以进行梵讯系统的相关设置,也是非常重要的功能之一,是中介门店搭建信息化管理系统的基础。


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1.基本设置


在基本设置中,系统管理员可以对公司管理系统的使用模式进行设定,如:房客源公私盘模式、人员分区分组模式、信息保密模式以及公司系统的起始页内容。


下面我们会将这些设置项分为管理模式设置与洽谈设置进行讲解:


(1)房客源公私盘模式


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公司可以根据自身房客源管理模式选择相应的管理模式,其中公盘指的是“全部业务资料对公司内所有人开放”,而私盘指的是“基础业务资料对公司所有人开放,但保密资料仅对录入人与管理员开放”,其中这里指的保密资料包括客户信息、联系方式以及房源的详细地址。


举个例子,当前自营中介门店最常见的门店管理模式是“公盘私客制”,指的就是门店内房源信息共享,但是客户信息不共享,指的就是房客源公私盘模式。


“新录房源默认是私盘”:勾选时,所有新录入的房源默认为私盘;若未勾选,新录入的房源将默认是公盘。


“新录房源时可选公盘私盘”:勾选时,新录入房源可选择是公盘还是私盘;若未勾选,则新录房源时不可以选择是公盘还是私盘,由上一条选项决定,当以上两个选项全部勾选时,系统依然默认新录房源为私盘。


“新录客源时默认是私盘”与“新录客源时可选公客私客”与上文逻辑相同,对象改为客源即可。


(2)人员分区、分组模式


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很多中介门店会根据业务区域划分业务团队,或是将同一门店的业务团队按小组分级,当你的门店有相关级别划分时,就可以开启人员分区、分组功能。


“启用分区分级”:勾选时,组织架构中增加区域分级;未勾选时,组织架构中不显示区域分级;


“启用小组分级”:勾选时,组织架构中增加小组分级;未勾选时,组织框架中不显示小组分级。


另外,改变以上两种设置时,系统将提示重启,并需要重新设置人员组织架构,请谨慎勾选。


(3)信息保密模式设置


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“业主信息和门牌保密级别一致”:勾选时,业主姓名电话、门牌号码和保密信息在查看任意一项时,同时显示3项。


“新录房源自动上线”:勾选时,新录入的房源默认上传到微站;未勾选时,新录入的房源不会上线。


(3)其他设置


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在其他设置中,一共有四个选项,分别是:


“已导入个人房源只能通过内部房源查看”:勾选时,通过个人房源采集导入的房源只能通过内部房源查看,主要是考虑到中介经纪人会将采集房源进行跟进和修改,勾选后可避免不同经纪人重复录入相同的采集房源。


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“启用自动锁屏,当电脑X分钟没操作”:勾选并设置时间后,在相关时长未操作系统后,系统将自动锁屏,必须输入密码才能解锁操作,以防经纪人离开工位后系统被不相关人员使用。


“启用公告和排行榜”:勾选时,经纪人登陆系统后将自动打开系统起始页,显示公司公告与业绩排行榜;未勾选时,则不会自动打开起始页面。


“排行榜以应收业绩为准”:勾选时,起始页排行榜将按应收业绩进行排行,未勾选时,则按实收业绩进行排行;两者的区别可以在合同管理中了解。


2.编号设置


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熟悉物流行业的人可能知道,每一件入库的快递都有专属于自己的编号,方便物流系统统计、调取、寻找相关快递,而这些物流编号也是当前智能物流行业的基础。


房产中介作为信息密集的行业,每家门店可能都有几千套房源资料,这些房源的调取与管理则成为摆在店长面前的难题,如果门店里的业务资料可以像物流仓库里的快递那样可以快速检索、提取,将大大提高经纪人调取业务资料、为客户匹配房源的效率。


而梵讯房屋管理系统中的编号设置模块,就可以帮助中介企业快速实现这一功能。


(1)数字部分类型


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在“编号设置”中勾选“使用自动编号”,所有新录入的房源将自动生成数字编号,其中你可以选择编号数字部分为“递增型”或“日期型”,两者除了生成的编号不同外没有什么不一样,梵讯系统会保障每一套房源都拥有自己唯一的数字编号。


(2)编号开头设置


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编号的组成除了数字部分,中介企业还可以根据自身管理制度设置编号开头,例如图中所示系统管理员可以自定义“租房”、“二手房”、“新房”的房客源编号,方便在搜索中快速区分。


3.楼盘字典


链家一直宣传自己的直营门店解决“真房源”的利器是楼盘字典,打造一套属于自己门店的楼盘字典,可以帮助门店在输入房源信息时会自动关联到该房源的楼盘位置、周边配套、楼盘面积、容积、楼栋房号等,有效提高门店房源管理的效率与含金量。


(1)启用楼盘字典


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“启用私有楼盘字典”:勾选时,门店将创建仅属于自己的楼盘字典;未勾选时,则默认使用当前区域公用的楼盘字典。


关于楼盘字典的内容可以到“系统设置”中的“楼盘字典”模块查看。


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未勾选“启用私有楼盘字典”时,为了防止门店经纪人编纂虚假房源、楼盘资料滥竽充数,则可以通过勾选相关门牌号输入规则,确保经纪人录入的房源是真实有效的。


(2)“管理楼盘字典”权限设置


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勾选“启用私有楼盘字典”后,所有正在使用该系统的经纪人都将强制重启系统,以便初始化门店私有楼盘字典。


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而私有楼盘字典的编辑完善同样需要通过“系统设置”中的“楼盘字典”进行操作,为了保障门店楼盘字典的准确性,只有具备“管理楼盘字典”权限的经纪人才能编辑门店私有楼盘字典。


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4.房客查重


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很多中介门店都遇到过重复房客源资料的情况,一些经纪人为了完成门房、客房源拓展任务,甚至将相同的资料变幻不同的姓名、地址以及门牌号,当做“新资料”滥竽充数。


这种情况在平时对门店业务并没有显著影响,但在房源、客源成交时,便不可避免因为房客源归属问题产生纠纷,因为大家都录入的一样的房源、客源,可能只是名字不一样罢了!


为了避免以上情况,梵讯房屋管理系统提供了一整套房客源查重解决方案。


(1)重复房源标准设定


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因为房源是客观存在,不能随意移动的客观事实,所以在重复房源标准设定中,我们提供了丰富的考量标注,中介企业可以根据自身的管理制度进行选择:


“小区+门牌号”、“小区+业主电话”、“业主电话”、“小区+门牌号+业主电话”、“小区+(门牌号或业主电话)”。


勾选相应的查重标准,系统将自动根据选项中包含的资料判断新录入的房源是否是重复房源,保障门店房客源资料库中没有重复的垃圾信息。


这里需要说明的是:包含2种或3种元素的查重选项指的是相关元素全部一致的房源才会被判定为重复房源。


(2)重复房源处理设定


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设置了房源查重标准,我们就可以设置重复房源处理设定,这里为梵讯用户提供了三个选项:


“提示且允许录入(默认)”:勾选后,经纪人如果录入符合重复房源条件的房源资料,则会自动弹出重复房源列表,提醒经纪人正在录入重复房源;


经纪人可以根据自身情况选择反回修改房源资料或执意录入重复房源。


“提示但不允许录入”:勾选后,经纪人如果录入符合重复房源条件的房源资料,则会自动弹出重复房源列表,提醒经纪人正在录入重复房源;


与上一个选项不同的是,经纪人无法录入被系统判定为重复的房源资料。


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“不进行查重”:勾选后,系统将默认不对新录入的房源进行查重。


(3)重复客源查重


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与重复房源标准设定不同,客源信息的关键区别仅有客户电话,所以在重复客源标准设定中只有“客户电话”一种选项。


勾选后,同样可以选择“重复客源处理设定”,这里的选项原理与房源相同,不再赘述。


5.图片水印


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很多中介门店都遇到过门店优质房源实勘资料被盗图、盗用的情况,为了解决这一问题,图片水印是最高效、便捷的方法之一。


在梵讯房屋管理系统中,系统管理员可以通过“公司设置”中的“图片水印”开启自动为实勘图片添加水印的功能。


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图片水印:勾选设置界面左上角的“图片水印”,系统默认开启图片水印功能。


水印格式:门店可以“选择图片”上传门店logo作为水印,或选择“文字水印”。


水印位置:设置界面中,系统管理员可以自定义水印的“透明程度”、图片位置、水平边距、垂直边距,以便不影响水印对房源实勘图片的影响。


6.自定义


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在人类认知陌生事务时,常常靠“贴标签”来对一个事物进行大致的判断,这种贴标签的行为可以用最快的速度将人和事进行归类,是人类快速认知世界、进行社会交往最便捷的手段之一。


所以面对复杂的房源资料,梵讯房屋管理系统在“公司设置”中加设了标签自定义功能。


自定义字段:通过这一选项自定义,可以在房源详情中加设“自定义字段”,方便门店针对性的收集房源资料。


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房源自定义标签:为房源加设自定义标签,可以快速分类优质房源,并在微站小程序、网站等梵讯外网房源展现渠道中标示。


图片自定义标签:经纪人在实勘过程中会对房源实景进行拍摄,为了能在梵讯微站小程序、门店官网等渠道取得更好的展现效果,梵讯系统支持为每一张账片、VR增加图片标签,方便客户通过线上资料了解房源。


梵讯用户可以通过房源详情页中的“图片”,为每一张房源图片匹配标签。


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7.高级设置


有效提高门店房客源业务资料的质量与时效性,是体现门店店长业务管理能力的最好参考,同时也是经营门店不可或缺的业务资本。


梵讯房屋管理系统为了帮助管理者解决这一问题,在“公司设置”中加设了“高级设置”。


(1)必填项设置:


通过勾选房源、客源后的必填项,限定经纪人在录入房源时必须填写的房源资料内容,以防经纪人在录入房、客源时滥竽充数、编造房源。


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除了系统提供的必填项选项,系统管理员可以在“更多必填项设置”中选择自己认为有必要设置为必填项的房、客源资料;


而在房源的必填项选择中还包括前文提到的“自定义字段设置”。


(2)抢盘抢客设置:


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在中介门店的房客源管理策略中,采用的往往是“责任制”,也就是每个经纪人负责相应数量的房客源资料,用ACN分佣机制激励经纪人积极维护房客源,为公司提供真实、有效、及时的业务资料。


为了确保这一责任制策略能更好的落实,梵讯房屋管理系统为门店管理者提供了一套行之有效的管理方案——抢盘、抢客池。


开启抢盘模式:勾选后系统将开启抢盘池功能,此功能状态改变后系统会重启。


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“售房房源:X天为警告,X天进入抢盘池”:


勾选并填写相应天数,如图所示,若房源责任人3天未更新、跟进房源时,系统会将房源标黄(可自定义颜色)提醒经纪人及时维护房源;若房源责任人5天未更新、跟进房源时,系统会将房源投入抢盘池,以便其他有时间维护更多房源的经纪人接手房源。


抢盘范围:可以选择全公司或本门店,中介门店多采用分区域划分房源责任的业务策略,所以系统管理员可以根据门店自身情况,限制只有本门店的经纪人可以参与抢盘或全公司都可参与抢盘,前者更适用于拥有多家分店的中介企业。


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符合抢盘范围要求的员工,通过“抢盘池”界面的房源详情页,就可以申请抢房,提高门店房源有效维护。


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同理抢客模式的逻辑与抢房模式相同,这里我们要强调的是高级设置界面最下面的设置选项。


“抢盘抢客或警告时间按····开始计算”:勾选后,抢盘抢客功能判断房客源资料维护状态按照经纪人最后跟进时间为准,即经纪人在最后跟进的X天后变为警告,Y天后进入抢房、客池。


“抢盘房源默认对外联系人”:房源进入抢盘池后,原责任经纪人便会与房源资料解绑所有关系,为了在抢盘池期间保障房源咨询服务、业务合作,需要系统自动匹配相关联系人,这里建议管理者可以设置这一角色为自己。


“联系人展示模式”:房源在门店微站或官网上进行展示时,都会显示相关房源联系人,因为上述原因,进入抢盘池的房源没有相关责任经纪人,管理者可以设置这期间房源默认的联系人。


8.审批设置


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公司设置里最后一个设置界面就是审批设置,使用ERP管理系统的中介管理者经常会担忧一些不怀好意的经纪人篡改系统中的房客源资料,或是因为操作失误导致系统中的房客源资料丢失,为了更好的保护梵讯房屋管理系统中的业务资料,审批设置是必不可少的功能。


在这个界面18个可以添加审核流程的操作项,勾选相应操作项后面的“启用”,经纪人进行相关操作时必须通过审核;


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“设置”:通过该界面可以为相关操作项设定制定审核人,这里分店较多的中介企业可以选择审批人为店长,并将审批范畴设置为本门店,这样各门店可以灵活处理审批工作;


如果是采用合伙人制度的中介企业,则可以设置审批人为指定员工,并将审批范围设置为全公司,这样全公司任何人修改业务信息都需要通过统一审核,极大保障业务资料安全。


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在“审批设置”界面,可以勾选的操作项包括:


“调价”、“业主电话变更”、“新录房源”、“激活房源”、“房源转无效”、“客户电话变更”、“激活客源”、“客源转无效”、“抢盘”、“抢客”、“实勘”、“借钥匙”、“补卡”、“请假”、“新录合同”、“新录佣金”、“新录扣除费用”


具体的操作场景说明可以单击“审批类型”右侧的蓝色问号符详细了解。


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